Einfache/doppelte BuchführungEinfache oder doppelte Buchführung
Es gibt eine einfache Buchführung für überschaubare Geschäftsprozesse und eine doppelte Buchführung für nicht leicht überschaubare Geschäftsprozesse. Die doppelte Buchführung muss von allen Unternehmen betrieben werden, die buchführungspflichtig sind.
Buchführung und Konten
Sowohl in der einfachen als auch in der doppelten Buchführung werden üblicherweise alle Geschäftsvorgänge in Konten (= Rubriken für bestimmte Vorgänge, z.B. Mietzahlungen, Wareneinkäufe) festgehalten. Auf diese Weise gibt es viele verschiedene Konten nebeneinander, die in einem Kontenplan zusammengefasst sind. Jedes Konto wird jeweils chronologisch geführt. Welche Konten man in seiner Buchhaltung anlegen sollte, ist dabei je nach Branche verschieden und hängt von den Besonderheiten jedes Unternehmens ab.
Für die einzelnen Branchen gibt es Kontenrahmen Dies sind Muster für einen Kontenplan. Diese Kontenrahmen sind für viele, vor allem kleine Unternehmen meist zu umfangreich. Sie helfen aber dabei, sich einen eigenen, für das Unternehmen genau passenden Kontenplan zu schaffen. Diese Kontenrahmen sind bei Kammern, Verbänden oder auch beim Steuerberater erhältlich. Jeder Kontenrahmen (und der daraus gefertigte Kontenplan) besteht aus acht Klassen. In einer Klasse sind ähnliche Konten (z.B. Wareneinkaufskonten) zusammengefasst.
Die Buchführung kann mittels solcher Kontenpläne manuell in einem gebundenen Journal, auf losen Kontenblättern oder - wie heute üblich - mittels Computer und entsprechender Software bewältigt werden.
Für wen?
Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert (z.B. Freiberufler, Einzel-Unternehmen mit einem Angestellten). Die Regelung betrifft Unternehmen, die einen guten Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation haben. Die einfache Buchführung ist dabei allerdings nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.
Wie ausfüllen?
Bei der einfachen Buchführung werden Konten (Rubriken) für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet: Kauf von Büromaterialien, Mietzahlungen, Telefongebühren etc. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen (Ein- und Ausgänge) von Kasse (Bargeld) und Bankkonten festgehalten.
Achtung: Nicht erfasst werden hier Angaben über das Betriebsvermögen (z.B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, Bankguthaben etc.) bzw. die Schulden (Darlehen, Verbindlichkeiten etc.) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur feststellen. Nicht berücksichtigt bleiben außerdem die Anschaffungskosten teurer und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter (z. B. Firmenwagen). Diese Wirtschaftsgüter werden steuerrechtlich nur mit ihrem jeweiligen Abschreibungsvolumen als Betriebsausgabe erfasst. Hierfür muss eine spezielle Übersicht erstellt werden. Bei Nutzern der einfachen Buchführung sollte daher der Steuerberater den Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen sicher stellen.
Auswertung
Die einfache Buchführung wird durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung ausgewertet: also durch eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn. Für die Einnahmen-Überschussrechnung müssen Sie einen amtlichen Vordruck verwenden.
Für wen?
Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierten und nicht ganz leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Für bestimmte Unternehmen ist sie darüber hinaus Pflicht.
Dazu zählen:
alle Kaufleute - Nicht-Kaufleute mit
- Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
- Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro - Kapitalgesellschaften (GmbH und AG); sie gelten immer als Kaufleute.
Wie ausfüllen?
Auch bei der doppelten Buchführung müssen Sie Konten für gängige Geschäftsvorgänge einrichten. Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass nun jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird. Wird eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für "Wareneinkäufe" als auch im Konto "Bank" festgehalten (Gegenbuchung).
Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll- und Habenseite. Hier werden Einnahmen und Ausgaben erfasst. Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z.B. bei der zuständigen Kammer). Alternative: die Anstellung einer Fachkraft (ggf. gemeinsam mit anderen Unternehmen), die Übertragung der Buchführung auf einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro.
Auswertung
Die doppelte Buchführung erlaubt jederzeit einen Überblick z.B. über den Stand der Verbindlichkeiten, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens. Dazu kommt: Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss machen. Dazu gehören eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz . Beide werden in der Regel vom Steuerberater angefertigt.