BeschaffungGüter beschaffen
Die Güter, die Betriebe üblicherweise einkaufen, lassen sich nach ihrer unterschiedlichen Bedeutung für die konkrete Leistung eines Unternehmens in A-, B- und C-Güter unterteilen.
A-Güter sind z.B. Rohstoffe oder Halbfertigerzeugnisse (z.B. Sitze für Kfz): Sie fließen direkt in den Produktionsprozess mit ein und sind daher von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen. - Im Gegensatz dazu sind etwa Büromaterialien, Werkzeuge oder auch Hygieneartikel für die Produktion nur mittelbar von Bedeutung: Daher gehören sie zu den so genannten C-Gütern. Die Bestellung von C-Gütern lässt sich besonders gut automatisieren: Anbieter können sie leicht beschreiben, Besteller leicht identifizieren (z.B. Papier im DIN-Format).
- Zwischen diesen wichtigen und weniger wichtigen Gütergruppen bleiben die B-Güter, die auf der Bedeutungsskala für das Unternehmen eine mittlere Position einnehmen. Beispiel hierfür sind etwa Standardbauteile (z.B. Elektromotoren, Relais). Die Einteilung der Produkte ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Beschaffungskosten reduzieren
Beim elektronischen Einkauf kann man Zeit und auch Geld sparen. Im Internet kann man die Qualität z.B. die Preise von Waren oder Maschinen oder Büromaterialien bequem und schnell recherchieren und vergleichen und ggf. auch bestellen. Dafür bieten sich in erster Linie elektronische Marktplätze an. Solche Marktplätze bündeln die Angebote verschiedener Anbieter desselben Warensegments. Oder auf Internetportalen. Im Unterschied zu Marktplätzen präsentieren sich auf Internetportalen solche Unternehmen gemeinsam, die z.B. zu einer Region oder Branche gehören (also z.B. zum Freistaat Bayern oder zu den deutschen Weinproduzenten).
Noch professioneller wird es, wenn man für den elektronischen Einkauf ein so genanntes Desktop Purchasing System benutzt. Die Kosten für einen Beschaffungsvorgang lassen sich auf diesem Weg nach einer Untersuchung der Unternehmensberatungsgesellschaft KPMG fast halbieren. Und zwar dadurch, dass der Bestellwegs extrem verkürzt wird.
Dies ist dadurch möglich, dass alle Mitarbeiter durch eine unternehmensinternes Netzwerk, ein Intranet, miteinander verbunden sind. Wenn das so ist, können sie per Computer von ihrem Arbeitsplatz aus Produkte oder Dienstleistungen aus elektronischen Produktkatalogen heraussuchen, Preise vergleichen und schließlich ordern, mit Hilfe des genannten Desktop Purchasing Systems. Es sammelt die Einzelbestellungen der Mitarbeiter und leitet sie zentral an daran angebundene Lieferanten weiter. Voraussetzung dafür, dass das Ganze wirklich viel Zeit und Geld spart, ist, dass das gesamte Bestellverfahren durchforstet und elektronisch geordnet und alle Nutzer miteinander verknüpft sind.
Einfache und schnelle Bestellungen führen dann zudem zu kürzeren Anlieferzeiten. Außerdem vermittelt das Desktop Purchasing System jederzeit auch einen Überblick über die Lagerbestände aller Beschaffungs-Güter im Unternehmen. Unter dem Strich können so auch die Lagerbestände und die dafür anfallenden Kosten erheblich reduziert werden.
Zahl der Lieferanten einschränken
Dreh- und Angelpunkt des E-Business-Einkaufs ist die Zusammenarbeit mit wenigen Lieferanten. Die sind mit dem Desktop Purchasing System verbunden: entweder über das Unternehmens-Intranet, oder über eine eigene Standleitung im Internet, einem so genannten Extranet.
Durch diese besondere Geschäftsverbindung kommen größere Bestellmengen zusammen, für die die Lieferanten dann Rabatte geben. Möglich sind auch exklusive Rahmenvereinbarungen. Beispiel: eine garantierte Abnahme bestimmter Mengen pro Jahr zu entsprechend günstigen Preisen. Schließlich können kostengünstige Regelungen zur Zahlungsabwicklung getroffen werden, z.B. monatliche Sammelrechnungen anstelle von Einzelrechnungen pro Lieferung. Sie entlasten das Rechnungswesen und damit die Firmenkasse.
Zentrale Produktkataloge für Mitarbeiterbestellungen
Das "Herzstück" von elektronischen Beschaffungs-Systemen sind zentrale Produktkataloge. Sie werden im Intranet des Unternehmens abgelegt oder sind per Extranet oder Internet direkt beim Lieferanten zugänglich. Sie enthalten alle Produktdaten, die ein Unternehmen benötigt, um Waren auszusuchen und zu ordern. Bestellen kann man sie mittels einer Bestellfunktion, ähnlich wie bei einem Online-Shop. Alle Mitarbeiter-Bestellungen werden über das Intranet gesammelt und in regelmäßigen Abständen an die betreffenden Vertragslieferanten weitergeleitet. Bevor die Bestellung tatsächlich "rausgeht", wird sie allerdings von einem Vorgesetzten elektronisch freigegeben.
Kompetenzen für Mitarbeiter erweitern
Dieses Verfahren kann noch dadurch vereinfacht werden, dass Mitarbeiter ein Jahresbudget für die Bestellung von z.B. Büroartikeln zur Verfügung haben. Der Aufwand für die Genehmigungen durch den Vorgesetzten wird dadurch auf ein Mindestmaß reduziert. Eine Kontrollmöglichkeit für die Unternehmensleitung besteht trotzdem: und zwar durch automatische Statistiken, die die Bestellungen der Mitarbeiter dokumentieren.
Desktop Purchasing System auswählen
Die E-Business-Bestellsysteme, die Desktop Purchasing Systeme, kann man sich für sein Unternehmen "maßschneidern“ lassen. Inhouse-Lösung nennt man das. Eine Inhouse-Lösung ist 100-prozentig auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt: z.B. auf seine spezifischen Beschaffungsprozesse oder bereits eingeführte Warenwirtschaftssysteme. Kehrseite der Medaille: Sie ist mit nicht unerheblichen Investionen und Kosten verbunden, vor allem für die Pflege des zentralen Warenkataloges. Inhouse-Lösungen bieten sich darum vor allem für mittlere bis große Unternehmen an.
Es gibt aber auch Anbieter, die Systeme "von der Stange" anbieten. Sie sind kostengünstiger und für kleinere Unternehmen die Alternative. Man kann sie kaufen oder auch nur mieten.