Tipps DatensicherheitWas sollten Sie sichern?
Sie sollten auf jeden Fall die Daten sichern, die Sie selbst erzeugt haben. Dazu zählen die Daten, die Sie durch Anwendungsprogramme (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, E-Mail, Rechnungswesen, Konstruktion, Lager und Finanzen) erstellt haben oder die Sie im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden (z. B. Artikeldaten, Preisangaben, Informationen zu den Angeboten und zum Auftrag) erhalten haben.
Tipp 1: Organisieren Sie die zu sichernden Daten auf Ihren Rechnern in möglichst wenigen Ordnern. Sichern Sie diese Ordner komplett und definieren Sie die Zugriffsrechte.
Wann sollten Sie sichern?
Wie oft Sie Ihre Daten sichern, hängt davon ab, welche Risiken Sie in „Kauf nehmen“ wollen. Wir empfehlen eine tägliche Sicherung.
Tipp 2: Bestimmen Sie in ihrem Unternehmen einen Verantwortlichen für die Datensicherung. Wenn Sie nicht täglich sichern wollen, sondern bspw. wöchentlich, legen Sie am besten einen bestimmten Zeitpunkt für die Datensicherung fest, z. B. „jeden Freitag 16.00 Uhr“.
Wie sollten Sie sichern?
Da eine manuelle Sicherung schon mal fehleranfällig ist, sollte der Sicherungsvorgang idealerweise automatisiert werden. Für die Datensicherung gibt es professionelle Backup-Software, die teils auch als Freeware zur Verfügung steht.
Tipp 3: Meistens genügen die vom Betriebssystem bereitgestellten Backup-Routinen den Anforderungen in den meisten KMU und Handwerksbetrieben.
Wohin sollten Sie Ihre Daten sichern?
Grundsätzlich sind alle Medien geeignet, auf die sich Daten speichern lassen (z. B. CDs/DVDs, Speicherbänder, externe Festplatten, USB-Sticks). Da Datenträger nur eine begrenzte Haltbarkeit haben, sollten Sie darauf achten, diese regelmäßig vor Ablauf der zugesicherten Haltbarkeit auszutauschen. Bei täglicher Sicherung empfehlen wir zudem, mehrere Medien (z. B. ein Speicherband für jeden Tag der Woche) zu verwenden
Tipp 4: Da Datenträger nur eine begrenzte Haltbarkeit haben, sollten Sie darauf achten, ein Medium zu verwenden, auf das die komplette Datensicherung passt.
Tipp 5: Die Datensicherung kann auch über verschiedene Anbieter im Internet online durchgeführt werden. Lassen Sie sich hierbei ausführlich
von Experten beraten.
Wo sollten Sie die Sicherungs-Medien aufbewahren?
Je nach Vertraulichkeit (z. B. personenbezogene Daten) und Wichtigkeit (z. B. für Betriebsprüfungen, PPS-Programme) der Daten sollten Sie die Medien in einem verschließbaren Schrank oder im Safe aufbewahren. Zum Schutz vor Feuer oder Wasserschäden sollte der Safe eine entsprechende Schutzklasse aufweisen.
Tipp 6: Bewahren Sie zusätzlich eine Sicherheitskopie (z. B. die vorletzte) an einem anderen sicheren Ort auf ( z. B. zu Hause, Bankschließfach).
Worauf sollten Sie besonders achten?
Bei automatisierter Sicherung sollten Sie prüfen, ob die Datensicherung auch tatsächlich erfolgt ist und ob sie vollständig war. Ihre IT-Infrastruktur kann sich im Lauf der Zeit verändern (neue Software, neue Hardware), daher sollte das Procedere für die Datensicherung entsprechend angepasst werden.
Tipp 7: Sicherungsprogramme erstellen in der Regel ein Protokoll, aus dem Sie ersehen können, wann und was gesichert wurde.
Tipp 8: Prüfen Sie gelegentlich, ob sich Ihre Daten auch zurücksichern lassen.
Tipp 9: Prüfen Sie bei Neuanschaffungen, ob die Datensicherung angepasst werden muss.
Was ist keine Datensicherung?
Die Daten sind nicht ausreichend gesichert, wenn Sie sie einfach nur auf dieselbe Festplatte in ein anderes Verzeichnis kopieren oder auf eine andere
interne Platte. Ebenso wenig reicht das Speichern von Daten auf einem Server oder der Einsatz von gespiegelten Platten (z. B. RAID).
Tipp 10: Das Medium, auf das die Daten gesichert werden, sollte physikalisch von der IT-Infrastruktur abgekoppelt werden (z. B. Speicherband herausnehmen, USB-Stick abziehen, CD aus dem Laufwerk nehmen, Verbindung zur externen Festplatte trennen).
Quelle: Wie sichere ich meine Daten? 10 Praxistipps für kleine und mittlere Unternehmen und das Handwerk. Herausgeber: TeleTrusT e.V./ Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr