• Keine unerwünschten E-Mails versenden
    Stellen Sie organisatorisch wie technisch sicher, dass niemand unerwünscht E-Mails von Ihnen zugesandt bekommt. Sorgen Sie auch dafür, dass die Mail-Empfänger, bei denen Sie die Einwilligung einholen, ihnen künftig Werbe-Mails zuzusenden, auf ihr Widerspruchsrecht (Kündigungs- bzw. Abbestellmöglichkeit) hingewiesen werden. Mangelnde Sorgfalt führt zu Beschwerden durch Ihren Provider und der Einschätzung, dass es sich um Spam handelt.
  • Seriöse Absender-Adresse handhaben
    Nicht nur die Adresse des Adressaten, auch die des Absenders sagt viel über die zu erwartende Qualität des E-Mail-Inhalts aus. E-Mail-Marketing-Aktionen, die aus organisatorischen Gründen nicht von einer persönlichen Absenderadresse verschickt werden sollen, werden eher zugestellt, wenn sie aus vollständigen Wort- oder Namens-Kombinationen bestehen, z. B. newsletter@company.de.
  • Keine Reizworte in der Betreffzeile und im Text wählen
    Spam-Filter reagieren allergisch auf bestimmte Reizworte, Zeichen, Slogans, Abkürzungen oder gar leere Betreff-Felder. E-Mails, die gut ankommen sollen, sollten Sie mit einer eindeutig informativen Wortwahl formulieren. Die in Spam-Filtern aktiven Wortlisten sorgen für eine sofortige Kennzeichnung der Mail als Spam, wenn verdächtige Worte einfach oder mehrfach vorkommen. Betreffzeilen wie "Gewinnen Sie jetzt" oder "500 % in nur 4 Wochen" werden als Spam markiert oder eliminiert. Zu vermeiden sind Floskeln wie z. B. "Super-Sonder-Special-Angebot" und Abkürzungen wie XXL, auch Betreffzeilen mit drei Ausrufungszeichen und GROSSBUCHSTABEN. Generell sollten Sie auf mehrfache Sonderzeichen verzichten. Am besten orientieren Sie sich an den typischen seriösen Wort- und Stilelementen eines klassischen Geschäftsbriefs.
  • E-Mail-Anhang mit Bedacht wählen
    Spam-Filter identifizieren und vermuten mittlerweile Spam in allen möglichen Anhang-Formaten (doc, jpg usw.). Auch bei der Versendung von Dateien, die eigene Programmierungsbefehle enthalten (so genannte exe-Dateien), ist Zurückhaltung geboten. Ausnahme: das Adobe Portable Document Format (pdf). Versender seriöser Informationen sollten daher Newsletter oder ähnliches als pdf-File anhängen.
  • HTML-Darstellung vermeiden
    Spammer haben eine Vorliebe für HTML-formatierte E-Mails bewiesen (z. B. zur Darstellung von Grafiken). Daher sollten Sie bewusst darauf verzichten und Ihre E-Mails als "Plain Text" formatieren (evtl. mit Hyperlinks auf HTML-Webseiten).
  • Keinen Anlass zu Beschwerden geben
    Durch Spam belästigte Mail-Empfänger können sich bei Ihrem Provider beschweren. Beschwerden sind für Provider der zuverlässigste Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um unerwünschte Werbung handelt.
    Sollten Sie eine unangeforderte Werbe-E-Mail eines
    (Massen-)Versenders erhalten, der an dem zentralen Whitelistenprojekt Certified Senders Alliance (CSA) teilnimmt, sollten Sie dies dem eco – Verband der deutschen Internetwirtschaft e. V. melden. Begründete Beschwerden führen in diesen Fällen zu Rügen bzw. zu einem vorübergehenden oder dauerhaften Ausschluss aus der weißen Liste.
  • Rückläufer aus dem Verteiler nehmen
    Wenn Sie Adressen regelmäßig anschreiben und nicht zustellbare Rückläufer aus dem Verteiler löschen, so reduziert sich Ihre Fehler-Rückläuferrate. Diese Rückläuferrate ist für Provider und Spam-Filter ein wichtiger Indikator bei der Einschätzung, ob es sich um Spam handelt. Mögliche Folge: Kündigung des Vertrags.
  • Vertrauenswürdigen Mailserver nutzen
    Wenn über einen Mailserver nur seriöse E-Mails versandt werden, steigt dessen Reputation. Wird gespamt, landet der Mailserver auf schwarzen Listen. Verpflichtet sich der Mailserverbetreiber gegenüber den Providern, selbst gegen Spam vorzugehen, besteht die Chance, auf eine positive weiße Liste zu kommen. Versenden Sie deshalb nur über vertrauenswürdige Mailserver, die eventuell in einer solchen Whitelist stehen. Ein Zentralregister, in dem Sie feststellen können, ob z. B. ein Provider auf einer schwarzen Liste steht, finden Sie unter www.senderbase.org (www)(IP-Nummer des "verdächtigen" Providers eingeben).
  • Spam-Assassin-Test
    Der einfachste Weg, die eigene E-Mail auf mögliche Spam-Klassifikation zu prüfen, ist der Spam-Assassin-Test. Unter www.lyris.com (www) sowie unter www.heise.de (www) können Sie Ihre Mail testen.