StandardsHoher Aufwand ohne Standards
Gibt (oder gäbe) es diese Standards nicht, so müssen Kommunikationspartner eintreffende Informationen häufig mit großem Aufwand öffnen, lesen, ggf. ausdrucken und die gewünschten Informationen dann ggf. in die eigene EDV-Sprache übertragen. Unternehmen, die gemeinsame Standards nutzen, sparen also Zeit und Geld und erhöhen auf diesem Wege ihre Produktivität. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, die häufig Informationen austauschen und deren Geschäftsprozesse bereits hochgradig standardisiert sind (z. B. Handel).
Je weiter verbreitet, desto besser
Je weiter ein Standard verbreitet ist, desto besser (Netzwerkeffekt). Besonders wichtig ist dies für "Schnittstellen-Unternehmen", die in mehreren Branchen Geschäfte betreiben. Für sie würde es einen großen Aufwand bedeuten, für jede Branche und viele einzelne Geschäftspartner jeweils eigene Standards zu nutzen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen mangelt es allerdings häufig am Bewusstsein für die Notwendigkeit von Standards. Oder aber die Standardvielfalt verunsichert die potenziellen Nutzer. Grundsätzlich ist ein Standard umso lohnender, je größer das Unternehmen ist und je mehr bzw. je häufiger es Daten und Dokumente mit seinen Geschäftspartnern austauscht.